Veelgestelde vragen

Waarom organiseren jullie een Hackathon?

We willen heel Nederland laten zien dat we als VG sector collectief samenwerken om te kunnen innoveren. Zo kunnen we beter in beeld brengen tegen welke uitdagingen we aan lopen. Door samen te werken, is niet iedereen opnieuw het wiel aan het uitvinden en kunnen we slimmer aan de slag door bijvoorbeeld de kosten van ontwikkeling te delen. Daarnaast slaan we een brug tussen de zorg en het bedrijfsleven.

Wat is een Hackathon?

Hackathon staat voor creatief een probleem oplossen in korte tijd. Het is niet standaard technologisch, maar heeft vaak wel een technologisch element. Vaak is een hackathon een evenement van een bepaalde duur waarin mensen samenkomen om een probleem op te lossen. De meeste hackathons draaien naast het ontwikkelproces parallel wat workshops ter afleiding en inspiratie.

Wanneer is de Hackathon?

De hackathon zal plaatsvinden in de week van 9 t/m 13 april 2018. Op maandag 9 april is er om 9:00 uur een gezamenlijke kickoff, ieder team doet dat vanaf een zelf gekozen locatie. De teams hebben tot de vrijdagochtend om hun idee uit te werken en de pitch voor te bereiden. Op vrijdag start om 12:00 uur de demoday, waarbij elk team het uitgewerkte concept zal pitchen. De pitches duren tot 17:30 uur.

Hoe verloopt de hackathon?

De hackathon methodiek die we volgen is gebaseerd op Lean Startup. Hierin kan je zelf invulling geven, of je gebruikt de tools en handreiking die we aanleveren. Het weekprogramma zal er zo uitzien:

  • Dag 1: Probleem verkennen, casus verkennen, doelgroep spreken en start maken met creëren/brainstormen.
  • Dag 2: Concept ontwikkelen en testen.
  • Dag 3: Prototype verbeteren en toetsen bij eindgebruiker.
  • Dag 4: Communicatie, ontwerp en businesscase.
  • Dag 5: Presenteren tijdens de Demoday.

Wat kost het om mee te doen?

Inschrijfkosten zijn € 1250,- per deelnemend team. Het team is zelf verantwoordelijk voor kosten catering, eventuele overnachtingen, technische ondersteuning en apparatuur, inhuur procesbegeleiders, verleturen medewerkers, pr, vervoer naar plenaire sessie. Voor de Demoday op vrijdag wordt alles geregeld vanuit de hackathon organisatie.

Wat zijn de spelregels tijdens de hackathon? 

Om iedereen dezelfde kans te geven om aan hun oplossing te werken hebben we een aantal spelregels gemaakt:

  • Het probleem mag voor de start nog niet gecommuniceerd worden met andere partijen. Iedereen begint op 9 april met het verkennen van het probleem.  Je mag dus geen voorwerk doen op de inhoud.
  • Je mag wel 3 weken van tevoren aan cliënten vragen om probleemstellingen (niet om ideeën!). Zo kun je wel als team afstemmen met welke probleemstelling je op maandag 9 april gaat starten.
  • Elke organisatie levert 1 projectleider/ aanspreekpunt waarmee de organisatie kan communiceren. Zo zorgen we ervoor dat wijzigingen gedurende de week maar ook de pr en coördinatie snel en effectief verloopt.
  • Elk team heeft een procesbegeleider die de Lean startup methodiek begeleidt. (dit kan ook dezelfde persoon als de projectleider zijn) Je kunt kiezen om hiervoor een professionele procesbegeleider in te huren of iemand uit je eigen organisatie te laten scholen tijdens de 2 daagse workshop die aangeboden wordt.
  • We beginnen 9 april om 9.00 en zijn allemaal op donderdag  0.00 klaar. Vrijdag 13 april zal in het teken staan van Demoday waarin alle oplossingen gepresenteerd gaan worden. In de tussenliggende dagen mag je zelf bepalen hoeveel uren per dag je besteed aan de ontwikkeling. Uit onze ervaring adviseren we wel om minimaal 8 uur per dag bezig te zijn met je team (of een deel daarvan) aan de ontwikkeling van je oplossing.
  • Per dag zullen we je vragen om een aantal resultaten op te leveren. Op deze manier kunnen wij de voortgang monitoren, en eventueel ondersteunen met een expertteam. We ontvangen graag wat leuke foto’s of filmpjes omdat we een flinke pr-boost voor de VG willen genereren.
  • De oplossing moet op vrijdag 13 april zo concreet mogelijk zijn. Maak een duidelijke keuze voor een oplossing en ontwikkel hem zo ver mogelijk. Je wilt niet met een verhaal komen over een product, waarin de jury niet begrijpt wat het precies doet. Dus ontwikkel, maak prototypes en toets het met de gebruikers.

Hoe is de teamsamenstelling?

Het team mag uit maximaal 10 personen bestaan. Om te waarborgen dat de teams alle expertises hebben om succesvol te zijn, hebben we voor een deel al aangegeven waaruit je team moet bestaan, namelijk;

  • 1 cliënt: Om goede oplossingen te maken is het belangrijk dat de eindgebruiker betrokken is bij de ontwikkeling. zij beslissen immers of jullie oplossing daadwerkelijk iets toevoegt aan hun kwaliteit van leven.
  • 1 zorgprofessional: Om een oplossing te maken die ook bruikbaar is voor de begeleider, moet hij onderdeel zijn van het meedenken. Daarom is het essentieel dat de zorgprofessional meebouwt aan jullie oplossing.
  • 1 student: Studenten hebben over het algemeen nog geen last van je organisatie culturen of gebruiken,. hierdoor kijken ze met ‘frisse blik’ naar een probleem. Studenten uit de richting techniek, kunst, IT media, lijken het meest geschikt om hieraan deel te nemen. Zoek binnen je organisatie op welke samenwerkingsverbanden jullie al hebben of start een nieuwe samenwerking.
  • 1 Rabobankmedewerker: Omdat de Rabobank partner is van deze Hackathon stellen zij 1 medewerker per team beschikbaar die meedenkt over de financiële haalbaarheid, schaalbaarheid en gebruiken ze hun lokale netwerk om de juiste expertises erbij te halen. 
  • 1 bedrijf: Om je oplossing in die 4 dagen zover mogelijk te ontwikkelen heb je een bedrijf nodig dat je daarbij kan helpen. Daarom vinden we het belangrijk dat je minimaal 1 teamlid vanuit bedrijfsleven toevoegt zodat je daadwerkelijk iets kan maken. Denk goed na in de samenstelling over het soort probleem wat je op wilt lossen en welk soort bedrijf je daar het beste mee kan helpen.  

Je kunt naast de 10 teamleden natuurlijk advies vragen aan experts bij belangenverenigingen en patiëntenverenigingen enz.

Wat heb je allemaal nodig bij een hackathon?

Wat heb je nu allemaal nodig als je een hackathon gaat organiseren? Hieronder hebben we een boodschappenlijstje gemaakt van dingen die niet mogen ontbreken

  • Inspirerende ruimte om te werken (toegankelijk)
  • Ontspannende ruimte om even tot rust te komen
  • Slaapgelegenheid in de buurt (als teamleden blijven slapen)
  • Voldoende computers om op te werken
  • Wifi (goed werkend)
  • Voldoende stopcontacten
  • Eindgebruikers (de cliënten waarmee je kunt toetsen of je oplossing werkt)
  • Post-its
  • Stiften
  • Pennen
  • Eten, drinken en gezonde snacks voor de gehele dag/ nacht
  • White boards/ flipovers
  • Evt. Inspirerende sprekers over een inspirerend onderwerp
  • hangmatten/ banken om te relaxen.

Tips voor organiseren van mini hackathon.

Wat zijn nu goede adviezen/ tips voordat je gaat starten met je eigen mini-hackathon? We hebben ze hieronder verzameld voor jou !

  • Zorg voor voldoende afwisseling door de dagen heen. Als je de hele dag je focust op het ontwikkelen verlies je inspiratie. Zorg voor opfrissers, get-out-of-the –building-opdrachten en andere energieke momenten waarin je even op adem kan komen.
  • Zorg ervoor dat je probleem helder omschreven is. Hoe duidelijker je probleem is, des te makkelijker kun je naar een oplossing zoeken. Besteed dus ook voldoende tijd aan het bepalen en definiëren van je probleem.
  • Manage je tijd. De meeste projecten realiseren maar 25% van de resultaten in de beschikbare tijd. Zorg dus dat je je doelen aanpast aan dit gegeven en werk toe naar haalbare resultaten.
  • Zorg goed voor je gasten die je uitnodigt. Vaak is het voor gasten erg onduidelijk wat je doet en kunnen ze zich opgelaten voelen hieronder. Geef aandacht aan je gasten en betrek ze bij het ontwikkelproces.
  • Zorg voor heldere rollen en taken. Om zo productief mogelijk te werken tijdens de hackathon is het noodzaak dat je de rollen en taken goed verdeelt. Zorg er ook voor dat de procesbegeleider de coördinatie houdt op het proces.
  • Zorg dat het leuk is! Los van het feit dat je aan het einde van de week een prototype hebt bedacht wil je aan het einde van de week terugkijken op een geslaagde week waarin hard gewerkt is maar vooral ook veel gelachen is. 1 van de succesfactoren van de hackathon is namelijk dat je op een leuke, creatieve manier met verschillende mensen tot een oplossing kan komen. Iets waarvan de organisatie vaak nog denkt dat dit een langzaam moeilijk proces vereist. Ze zeggen niet voor niets; Fun makes it Run.